Kommunikasjon

Kun 1 mail om dagen

 

mailLes om hvordan DU kan lære å KUN sende 1 mail om dagen, og dermed frigi tid til viktigere oppgaver.

De fleste av oss har nok noen ganger tenkt at vi mottar altfor mange mail, og jobber stadig for å få ned antallet i innboksen. Det er skrevet mye om dette temaet og om hvordan forenkle mail-hverdagen.  Allikevel har er jeg fortsatt av den formening at det i mange virksomheter brukes for mye tid på å lese mail. Dette ville jeg gjøre noe med.

«Det er mennesker vi skal lede ikke mailboksen» – Click to Tweet

Utfordringen

«Kan du forsøke å kun sende 1 felles mail om dagen?» – Click to Tweet

Jeg mottok en dag et veldig godt tips fra en god kollega: Kan ikke du forsøke å kun sende 1 mail om dagen felles til alle dine nærmeste (360 grader)? Må innrømme at jeg måtte bruke litt tid til å tenke på forslaget. Ville det praktisk la seg gjennomføre, er det rom for slik åpenhet, ville alle sette pris på dette? Jeg ble også innspirert av Facebook, som fjernet sin mailfunksjon, og det ble skrevet om at mail som verktøy var død.  Mailen er vel kanskje ikke helt død enda, men det finnes flere verktøy i dag som er mer effektive enn mail. Til slutt fant jeg ut at dette ville jeg prøve, og informerte alle involverte om det. Jeg satte igang.

Utforming

Mailen er utformet med ulike avsnitt. Tanken er at det skal være så enkelt som mulig, så det er laget ett avsnitt som gjelder alle mottakere, og ett avsnitt som er personlig, med navn pr mottaker. Slik får alle innsikt i det andre gjør, og i mange sammenhenger har det vist seg å være verdifull informasjon for flere.

Virkning

Den først mailen ble i løpet av dagen veldig lang, men til en overraskelse ble den igjen mindre og mindre mot slutten av dagen. Det var mye jeg ikke kunne vente med, men da ble jeg nødt til å ta dette enten pr telefon eller face-to-face. Jeg opplevde etterhvert at jeg brukte mye mindre tid på å både skrive og lese mail. Istedenfor ble mer tid benyttet sammen med kolleger og mye ble avklart raskere og mer effektivt enn om vi skulle drevet en mailkorrespondanse i flere dager. Dette gir ringvirkninger til folkene rundt deg, og de vil også i sin tid bruke mindre tid på mail, i hvertfall fra deg selv. Enkelt og tydelig språk, skaper også mindre rom for misforståelser.

«Gode historier og ros blir delt med flere enn kun den det gjelder, det er noe alle setter pris på.» – Click to Tweet

Det er selvfølgelig ikke alt som kan deles i en slik fellesmail, det viktig å vurdere og evaluere underveis. Innspill fra mottakerne er viktig, for at dette skal bli en god form for alle.

Tilbakemeldinger

Denne dagsmailen har forenklet komunikasjonen fra meg og til mottakerene. Det er mer forutsigbart og de vet nå at det som haster blir tatt pr telefon eller ansikt til ansikt. Det gir andre mindre behov for å konstant være tilgjengelig på mail, og vi kan bruke tiden på andre viktige oppgaver. Tilbakemeldingene er nesten udelt positive og #DAGSCHRIS har blitt et begrep det blir referet til. I tillegg mener jeg at det gir bedre forståelse for hverandres arbeidsområder, økt tydelighet, bedre samarbeid, åpenhet og gjennomsiktighet, som jeg synes er viktig for et godt arbeidsmiljø.

«Tør du ta utfordringen?» – Click to Tweet

Jeg vil gjerne hør dine erfaringer og flere tips rundt effektiv mailbruk, legg gjerne igjen en kommentar med dine beste tips.»

Les om hvordan det gikk når en av mine lesere tok utfordringen på strak arm i dette blogginnlegget!

Her er noen nyttige linker:

– InboxZero enkelt forklart.

– Sosiale medier tar livet av eposten.

– Ta kontroll over innboksen din.

Advertisements

10 replies »

  1. Dette var interessant, Christoffer! Jeg har som informasjonsleder skrevet ukentlige mailer til ansatte, at man gjør det daglig er spennende og sikkert noe som letter innboksen . Selv synes jeg at Mail brukes til for mye. Diskusjoner kan fort bli rotete når innspillene kommer i ulik rekkefølge, jeg har sans for avklaringer F2F og på telefon. Faste lesetider for Mail har vært til stor hjelp for meg, men kan være frustrerende for andre som ikke har samme system. Jeg tror at samme system eller samme arbeidsmåte i en bedrift eller avdeling er en styrke, men er usikker på om det faktisk skjer! Da er det viktig å fortelle kollegaene hvordan man selv jobber, slik at misforståelser unngås! Spennende å høre om du fortsatt gjør dette om et halvt år!

    • Så gøy at du synes dette var interessant Monica! F2F kommunikasjon er alltid det beste. Det er en viktig forutsetning for at dette skal fungere at alle mottakere av denne daglige fellesmailen, vet hvordan systemet fungerer. Forventingsavklaring er viktig i alle sammenhenger, også her. Kanskje kommer et et blogginnlegg om jeg fortsatt gjør dette om et halvt år. Vi får vente i spenning…

      I mellomtiden kan du lese Siri Flamme sin erfaring med #DAGSCHRIS her.

      Interessant med din ukentlige mail, kan du fortelle mer om idèen bak den?

  2. Prøver og prøver med en samle epost pr dag. Det er virkelig en treningssak og jeg blir veldig mye mer bevisst på hva jeg sender avgårde og når. Jeg syntes tidligere at jeg var bevisst i forhold til bruk av epost, men innser at jeg har mer å gå på her. Av og til er det fristende å sende epost til folk lenger ned i gangen. Vil jeg ha kontakt med folk, så må jeg ta kontakt – på ordentlig! Innsikt.

    En annen ting jeg har tenkt på mange ganger, er hvor ofte det står mange mottakere på kopilista i eposter. Hos oss er vi blitt veldig mye bedre i å sortere hvem som skal ha eposten og informasjonen.

    • Takk for at du deler din erfaring Liv. Ja det er virkelig en treningssak, men trening gjør mester. Det gjelder å ha selvdisiplin, og ikke la seg friste av kortsiktig gevinst. Tenk at du bygger viljestyrke. Det vil du vinne på i et langsiktig perspektiv, og du vil oppleve at du får frigitt tid til andre oppgaver. Liker godt din setning; Vil jeg ha kontakt med folk, så må jeg ta kontakt på ordentlig! Innsikt er fint og verdifullt.

      Det handler om å ikke la seg selv bli tatt av hverdagen, men at vi selv skaper vår egen hverdag. Det er et aktivt valg.
      Kanskje neste utfordring er å kutte kopilista til kun 1?

  3. Et tips for rydding.

    En gang i måneden trykket du på knappen for å markere alle eposter som lest.

    De som eventuelt savner et svar vil purre deg og du slipper stresset med å se at du «ikke» er ajour.

    • Et godt tips Tom, takk for at du deler! Kan også overføres til ubesvarte anrop, sms ol. Er det noe veldig viktig vil vedkommende alltid legge igjen beskjed eller ringe på nytt. Noen ganger må vi prioritere, andre ganger kan det være godt å starte på null som du sier. Lurt å sortere mentale forstyrrelser og rydde unna de som ikke er nyttige. Ønsker deg en fortsatt god påske!

      Mvh Christoffer

Legg gjerne igjen en kommentar:

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s